Resolução SF-66, DE 11-12-23
Resolução SFP-10, DE 25-03-25 – DOE 26-03-25
Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria da Fazenda e Planejamento e dá
providências correlatas.
Alteração dada pela Resolução SFP nº: 20/25.
O SECRETÁRIO EXECUTIVO, respondendo pelo Expediente da Secretaria da Fazenda e Planejamento, no uso de suas atribuições,
Considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições do artigo 216, §2º, da Constituição Federal, bem como dos Decretos Nº 22.789, de 19-10-1984, Nº 29.838, de 18-04-1989 e Nº 48.897, de 27-08-2004 e Nº 67.641, de 10-04-2023.
Considerando a importância da implementação da implementação da política de gestão documental como condição preponderante e necessária para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto nº 68.155/2023, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18-11-2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades privadas que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público;
Considerando ainda a nova estrutura da Secretaria da Fazenda e Planejamento, aprovada pelo Decreto nº 69.182, de 18-12-2024.
RESOLVE:
Artigo 1º - Reestruturar a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, designando os seguintes funcionários, sob a coordenação do primeiro nomeado:
I – Subsecretaria de Gestão Corporativa - SGC: Marcos Pinto de Senna – RG 18.595.218-5
II – Gabinete do Secretário: Alexandre Batel – RG 27.484.937-9
III – Consultoria Jurídica: Emerson Gonçalves Mota – RG 19.144.963-5
IV – Subsecretaria da Receita Estadual - SRE: Guilherme Ponce de Leon Ieno – RG 44.247.941-4
Alteração dada o incico V do Artigo 1º, pela Resolução SFP- 20/25, efeitos a partir de 01-07-25
V - Subsecretaria do Tesouro Estadual - STE: José Giliard Rodrigues – RG 32.771.416-5;
Alteração anterior dada ao inciso VII do Artigo 1º, efeitos até 30-06-25:
V – Subsecretaria do Tesouro Estadual - STE: Adelma Grace Barros Pelo – RG 35.879.185-6
VI – Subsecretaria de Orçamento - SO: Camilla Roberta Martins dos Santos – RG 44.370.203-2
Alteração dada o incico V do Artigo 1º, pela Resolução SFP- 20/25, efeitos a partir de 01-07-25
VII - Subsecretaria de Planejamento - SubPlan: Carlos Cezar Tomé - RG 10.435.921-3;
Alteração anterior dada ao inciso VII do Artigo 1º, efeitos até 30-06-25:
VII – Subsecretaria de Planejamento - SubPlan: Maria Alice Ferreira Moura - RG 10.711.980-8
VIII – Subsecretaria de Governança de Entidades Descentralizadas - SGED: Sueli dos Santos Leal – RG 18.207.264-2
IX – Divisão de Gestão Documental: Macleide Freitas Farias – RG 27.152.210-0
Parágrafo único – A Coordenação dos trabalhos caberá ao servidor indicado no inciso I deste artigo e em seu impedimento ao indicado no inciso IX.
Artigo 2º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA tem as seguintes atribuições:
I - Quanto à política de gestão documental:
a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Secretaria de Gestão e Governo Digital, por meio Coordenadoria de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Secretaria, em conformidade com as orientações da sua Coordenadoria de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, caso o órgão ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;
c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897, de 27-08-2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP 02, de 02-12-2010, com vigência em 03-12-2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
II - Quanto à política de acesso:
a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) Propor ao Secretário da Pasta a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
c) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
d) Atuar como instância consultiva do Secretário da Pasta, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;
e) elaborar e encaminhar ao Secretário da Fazenda e Planejamento o rol anual de informações classificadas e o rol de informações desclassificadas, para publicação;
f) propor o destino das informações desclassificadas, indicando aquelas de guarda permanente, observado o disposto na Lei federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
III - Informar ao Secretário da Pasta a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
IV - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto Nº 48.898/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.
§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá consultar a Consultoria Jurídica quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 5º - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 6º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 7º - Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação e revoga a Resolução SFP-22, de 29-03-2022, publicada no DOE em 30/03/2022.